在乘风破浪的数智化变革中，涌现了无数新商业的开拓者。美的置业集团有限公司（简称“美的置业”）作为其中最为典型的一家，在电子会计档案系统的构建上，成为了名副其实的“实力担当”。
从修炼内功到引领财税数智化变革
2020年，国家财税领域落地了标志性的事件——电子专票试点正式开展。在基础工程推进的过程中，电子会计档案起到了关键节点和枢纽的作用，而以它为代表的财税应用也在进一步完善。
作为电子会计凭证归档的最后一公里、财税数智化变革的代表性工具，这些年，大中型企业纷纷落实电子会计档案的建设。尤其是对于集团型企业而言，它是建立财税共享中心必不可少的一环。相比于传统的纸质会计档案，电子会计档案有着高于原有方式几十倍的生产力代差。但是，企业想要做好这件事，也谈何容易。
“从重复繁琐易错的工作中解放，投入到更高价值的工作中去”，这是美的置业对于电子会计档案系统提出的目标，也是企业着眼未来，夯实基础，实现财务审单智能化，从而引领财税数智化变革的期许。
为此，在供应商的选择过程中，通过对产品、技术、最佳实践、品牌影响力等多项指标综合对比，用友公司最终凭借一体化的“业财税金档”电子会计档案管理系统，覆盖档案全生命周期管理的数智化支撑，简化且规范的一体化影像和数据归档操作，以及完善的会计档案利用服务等优势，在众多产品中突围，携手美的置业共同拥抱地产行业财税数智化变革。
结合企业的业务特点和数字化水平，双方制定了从低到高，从安全性、降本增效到凭证管理线上化，为业务赋能的具体建设路径。值得注意的是，在提高效率方面，双方计划通过一键入库，发票OCR识别、验真，落实线上审批管理等手段，转变以往纸质归档方式重复性、工作量大的弊端。同时，计划通过梳理业务流程及附件标准，横向拉通业务、财务系统，在实现会计凭证线上化管理的同时，为凭证的使用提供全局数据化的支撑，为集团的财务标准化工作奠定基础。
据悉，项目共分为两个阶段。第一阶段，双方以业务系统、核算系统中的凭证、单据、附件、银行回单，以及部分来自于成本、MEC系统的立项申请作为归档范围，建设统一的“美的置业OCR影像平台”和“电子会计档案系统”，完成业务溯源、降本增效。第二阶段，双方将在全集团上下推广系统的使用，实现纸质单据、电子件的智能校验，以及财务智能审单，推动企业实现智能财务。
破交圈难题，创行业先例
一场深度的数智化变革，技术是支点，业务是内核，美的置业深谙其道。拥抱电子会计档案系统的正确打开方式，无疑是从业务需求调研开始。
在双方的调研中，他们发现，除了影像采集及发票管理平台的搭建外，在凭证联查、银行回单和线上线下凭证纸质单据关联方面，美的置业也存在着强烈的需求。为此，双方结合业务需求，根据业务单据凭证的附件要求进行了详实的梳理、评审，共整理出凭证附件场景清单543个，来自于沪苏、珠三角、住工的业务流程梳理和审批近1600个，总计形成集团需求场景630个。
同时，双方还在系统的架构设计、工作量评估、区域财务汇报、交圈对接沟通及计划排期等方面进行了精心的筹备，对于系统的关键性功能进行了设定。
例如，针对于合同创建及归档，通过增加业务系统的合同归档节点，财务人员可根据相关合同盖章版影像件，在首次付款时就核对合同附件归档的准确性。而借助于系统时间自动挂接，业务人员也可简化操作流程，不再重复提交合同给财务。
针对于发票采集和归档，美的置业取消了发票手工录入方式，统一使用OCR技术，在提高发票采集率的同时，对发票进行查重、验真，提升付款合规性。同时，他们统一了进项税发票录入口，保证了业务进项数据的完整性和规范化，以便日后的数据统计与分析。
针对于付款业务附件，美的置业设置了关键性附件分类预览。这为后期的智能审单奠定基础。
此外，美的置业的核算会计不再依赖纸质单据进行审批，在附件规范性上传并制单后，财务人员可通过优化后的审批界面，实现成本、费用等无纸化审核，提升审批效率，保证线上线下数据的一致性。而通过一键查阅，财务人员可以快速定位不同附件。
从2020年8月底开始，美的置业的电子会计档案系项目犹如一场浩浩荡荡的运动在全集团上下开展起来。10月完成整体框架设计，11月实施系统开发，12月项目上线支持，最终历经4个月完成一期系统上线。过程虽然曲折，但结果是很美满的。
现在，回顾整个项目的交付过程，交圈的业务系统较多成为了名副其实的难点，但同时也成就了项目的最大亮点。
由于涉及到慧销售、成本系统、招采系统、SRM、MEC系统、HAP单据平台和资金系统等19大系统的对接，为了确保交圈交付质量和正常的对接进度，双方在交圈系统对接内容和开发计划上进行了周密的安排，梳理了关键进度风险点，如住工SRM系统与发票影像对接，慧销售、EBS对接等，并结合业务优先级进行排期，以保证系统能够在既定的时间内正常切换上线。
同时，凭借对技术的敏锐洞察，美的置业还设置了一个系统中的小“玄机”，这就是 “归档微服务中台”。借助它与前端业务系统做整体对接，对各类单据做统一的共性抽离和预置，通过构建中台架构，实现归档的统一标准化，简化了多系统间打通的问题。用友团队表示，正是由于这个小业务中台的出现，得以让以往点对点的定制化开发，转变成统一部署和对接，最终确保了交圈的顺畅打通。
除此之外，由于档案归档的范围较多，遇到交圈系统改造无法与档案系统整体计划匹配时，双方通过增加技术资源，充分的数据测试排除风险。在系统风险测试方面，用友建议美的置业实行分区IT测试的原则，并由财务部门统筹明确业务提单人，进行模式测试，从而规避系统整体无法横向拉通的问题。
针对于业务流程梳理基础薄弱，业务规范进度慢等问题，美的置业也通过财务专岗跟进，持续优化业务流程，规范附件标准。而针对于集团管理者普遍关心的数据风险问题，通过业务场景全面测试，增加校验机制，保证推送数据的准确性和完整性。
做电子会计档案管理与数智化融合的深耕者
根据《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）规定：来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。这标志着电子会计凭证的发展已经驶入快车道。而电子会计档案也顺理成章的走进了企业的视野。
作为《电子会计档案管理规范》与数智化融合的深耕者，用友参与承担了国家档案局、财政部相关的归档课题、政策研究，在搭建企业与国家相关部委沟通桥梁的同时，在产品的设计和实践积累上也首屈一指。
用友公司认为，电子会计档案不是简单的将档案电子化，而是基于企业现有业务与流程，首先满足会计档案管理的需求，实现管理数字化；进而突破会计档案管理的时空界限，打造服务网络化；最终，通过深层次和多维的会计信息利用，实现会计档案的知识共享化。
为此，结合企业对于电子会计档案管理的需求，基于数据驱动的YonBIP商业创新平台，用友以核算系统、报销系统、税务系统、影像系统等为核心，帮助企业实现从会计资料接收、传递、存储到利用的全流程无纸化管理，构建以生成、调阅、查看、归档、销毁的档案全生命周期管理过程，并充分利用系统数据，结合智能化技术实现档案大数据的商业价值。
房企电子会计档案系统建设正当时！
电子会计档案，时也，势也，是财税数智化领域最具代表性的变革手段。而它对于处在风口浪尖上的房地产行业来说，更是助力企业档案管理的数字化落地，驱动企业数智化转型升级，以此带动房企从粗放式走向精细化管理的重要工具。
面对正在发生的变革，不少房地产企业纷纷行动起来。除了美的置业以外，以碧桂园和万达为代表的龙头企业也通过电子会计档案的构建，打通会计档案电子化的最后一公里，打破信息壁垒，真正实现降本增效，并促进管理创新，发挥数据的真正价值。
而在这个过程中，用友一定是站在企业背后那个最坚定、最具实力的伙伴，默默地支撑企业打造属于自己的数智化时代。